A migração da gestão documental para um ambiente on-line já é parte integrante da rotina de empresas e órgãos públicos. Com a digitalização, a produtividade pode saltar até 30%, segundo a consultoria McKinsey & Company, que também aponta ganhos como corte de custos com impressoras, envio físico e arquivos físicos, além de uma operação mais enxuta e eficiente.
Mas em um cenário de inovação contínua, surge uma nova pergunta: qual é o próximo passo?
Sabemos que a inteligência artificial não substitui os sistemas tradicionais de gestão documental: ela os complementa. Ainda assim, vale questionar: há espaço real para inovação nesse campo? E quais são os entraves que ainda impedem uma transformação mais profunda?
Para um panorama mais completo sobre em qual estágio estamos nesse avanço da gestão documental, é preciso entender como ela se diferencia da abordagem tradicional. Os sistemas convencionais focam no armazenamento, organização e recuperação de documentos. Já com a chegada da inteligência artificial (IA), tornou-se possível automatizar tarefas antes manuais, como classificação, indexação, extração de dados e análise de conteúdo. Isso trouxe mais agilidade, menos erros e maior eficiência operacional, como já evidenciado pelo estudo da McKinsey.
Na prática, a IA transforma o repositório documental em uma base ativa de dados, capaz de gerar valor estratégico para a tomada de decisões. A tendência é que esses sistemas evoluam de forma integrada, unindo o rigor arquivístico com a inteligência algorítmica.
Os avanços da digitalização já impulsionaram o crescimento de muitas instituições. No entanto, como toda tecnologia emergente, ela também enfrenta desafios. Décadas atrás, imaginar a digitalização de uma obra de arte ou o armazenamento de documentos na nuvem parecia coisa de ficção. Hoje, essas barreiras já foram superadas. A partir desse ponto, é preciso olhar com atenção para os obstáculos atuais da digitalização aplicada à gestão documental. Entender o que já foi vencido e o que ainda limita o setor é essencial para projetar, com mais clareza, o papel da IA nesse processo.
Um dos principais desafios está na mudança cultural. Muitas organizações ainda tratam a gestão documental como um custo operacional e não como um ativo estratégico. No entanto, a transformação digital vai além da adoção de novas tecnologias: ela exige uma mudança de mentalidade, investimentos em capacitação contínua e o engajamento direto da alta liderança. Sem esse alinhamento, até mesmo as ferramentas mais avançadas tendem a falhar ou a enfrentar atrasos na implementação, tornando complexo e moroso um processo que deveria simplificar e agilizar as operações cotidianas.
Além disso, a implementação de novas tecnologias esbarra em barreiras técnicas, como sistemas legados, falta de padronização e escassez de profissionais qualificados. Há também entraves regulatórios envolvendo o cumprimento de legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
A LGPD (Lei nº 13.709/2018) impõe às empresas e instituições a responsabilidade no tratamento de dados pessoais, o que vai além da adoção de Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). É necessário garantir também a segurança, o monitoramento contínuo e a conformidade das ferramentas de digitalização com os princípios da proteção de dados.
Um protocolo atualmente adotado por instituições governamentais é o Índice de Maturidade em Gestão de Documentos (iMGD), desenvolvido pelo Arquivo Nacional. O objetivo é fortalecer a governança do Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA) e avaliar o grau de conformidade dos órgãos e entidades com as normas e boas práticas de gestão documental. Essa avaliação é realizada anualmente por meio do formulário de Levantamento do Índice de Maturidade (LIM).
No último ano, 35 órgãos foram avaliados, incluindo todos os ministérios e entidades com status ministerial, como o Banco Central, a Controladoria-Geral da União e a Advocacia-Geral da União. A maturidade da gestão documental foi classificada em quatro níveis: “inexpressivo”, “iniciando”, “intermediário” e “aprimorado”.
Pensando nos desafios à frente da inovação, o grande obstáculo é integrar novas tecnologias sem comprometer a segurança, a autenticidade e a cadeia de custódia dos documentos, o que exige investimentos consistentes em infraestrutura e governança da informação.
Estamos no meio de uma transformação estrutural na forma como os documentos, em diferentes formatos, são tratados. Isso inclui não apenas documentos textuais, mas também imagens, vídeos, áudios, mapas e até obras artísticas. A gestão de acervos complexos exige soluções específicas, como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para manuscritos, classificação automatizada de imagens e digitalização 3D em setores como o do patrimônio histórico.
Outro ponto em evolução é a categorização de documentos híbridos, que mesclam formatos físicos e digitais. Muitas instituições ainda enfrentam o desafio de reunir esses diferentes tipos de documentos em plataformas únicas, acessíveis e juridicamente válidas.
Nos próximos anos, a gestão documental continuará se beneficiando da integração de tecnologias como machine learning, blockchain e computação em nuvem. O foco deixará de ser apenas a digitalização de documentos físicos para avançar na automatização de fluxos de trabalho e na valorização dos dados neles contidos. Espera-se o crescimento de soluções capazes de realizar análises semânticas, identificar padrões automaticamente e empregar assistentes digitais para otimizar buscas e consultas.
Esse cenário aponta para uma mudança definitiva: com o amadurecimento da inteligência artificial e da análise preditiva, os documentos deixarão de ser apenas fontes passivas de informação para se tornarem ativos estratégicos no planejamento e na gestão. A interoperabilidade entre órgãos, o acesso remoto e seguro aos documentos e a preservação digital de longo prazo serão prioridades.
O que esperar da digitalização aplicada à gestão documental no futuro? Que, mais do que arquivar, a inovação será transformar documentos em ativos estratégicos para tomadas de decisões mais assertivas.
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